Aplikasi Gnome PM Untuk Pengelolaan Proyek Konstruksi

Gnome PM, kepanjangan dari Gnome Project Manager, merupakan suatu aplikasi spreadsheet (MS-Excel) untuk membantu kontraktor kecil dalam mengelola proyek konstruksinya. Gnome PM memberikan layanan perencanaan, pemutahiran data kemajuan, pelaporan, serta pengendalian proyek konstruksi, dari segi waktu dan biaya.

Gnome sendiri artinya kurcaci, makhluk kerdil yang lembut dan baik hati, suka menolong meskipun bentuk fisiknya terbatas. Nama ini diambil dengan mengingat aplikasi ini ditujukan kepada kontraktor dengan klasifikasi kecil, yang secara jumlah sangat besar, namun biasa dianggap kerdil dalam kinerjanya, terutama dalam mengelola proyek konstruksi. Diharapkan, meskipun dianggap kerdil, namun kontribusinya dalam pengembangan jasa konstruksi yang kokoh akan signifikan, sebagaimana bantuan kurcaci yang baik hati.

Untuk Mengetahui Informasi secara umum mengenai GNOME PM, dapat meng-klik tombol About Gnome PM yang ada di pojok kanan atas menu utama, setelah penginstalasian aplikasi Gnome PM.

Aplikasi Gnome PM Untuk Pengelolaan Proyek Konstruksi — Gambar 1. Informasi mengenai GNOME PM

Cara Menggunakan Aplikasi Gnome PM

A. Instalasi

Aplikasi program Gnome PM ini sebenarnya merupakan suatu bentuk pengembangan aplikasi yang sudah ada pada Microsoft Excel, sehingga dalam melakukan proses instalasi, anda tidak perlu melakukan proses instalasi seperti pada aplikasi program lainnya, anda cukup meng-klik icon excel yang bertuliskan ‘Gnome PM for project’.

Apabila pada jendela windows muncul warning seperti pada Gambar 2, maka tutup jendela warning tersebut dan ubah security level untuk macro menjadi medium dengan cara klik Tools à Macro à Security… kemudian pilih security level Medium lalu klik OK. Kemudian tutup aplikasi dan buka kembali aplikasi.

Apabila security level sudah pada posisi medium, lalu akan muncul jendela windows bertuliskan ‘Security Warning’ [Gambar 3], klik Enable Macros untuk memulai Gnome PM. Sebelum masuk pada tampilan menu utama Gnome PM, harus memasukkan password terlebih dahulu. Password ada dalam file folder aplikasi Gnome PM.

B. Menu Utama

Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam menggunakan aplikasi Gnome PM ini, diantaranya ‘Tahap Pengelolaan Proyek’, ‘Worksheet’ dan ’Window’.

Pada ‘Tahap Pengelolaan Proyek’, terdiri dari 3 sub bagian, yaitu :

1. Perencanaan Proyek

Merupakan tahap perencanaan pada proyek konstruksi yang akan dilaksanakan. Pada bagian ini terdiri dari 3 tahap utama, yaitu:

‘Input Data’ berfungsi untuk melakukan pemasukkan data-data perencanaan yang diperlukan dalam proyek konstruksi, seperti item pekerjaan, volume pekerjaan, biaya, dll.

‘Edit Data’ berfungsi untuk merubah data perencanaan yang telah dimasukkan sebelumnya, ketika terjadi kesalahan penulisan.

‘Barchart & Kurva S Rencana’ berfungsi untuk melihat hasil dari data perencanaan yang telah dimasukkan sebelumnya dalam bentuk Barchart dan Kurva S Rencana.

2. Pengendalian Proyek

Merupakan tahap pengendalian, berupa pemutakhiran data kemajuan proyek. Pada bagian ini terdiri dari 2 tahap utama, yaitu:

‘Input Data’ berfungsi untuk melakukan pemasukkan data-data pengendalian ketika proyek sedang berjalan, berupa volume aktual.

‘Barchart & Kurva S Aktual’ berfungsi untuk melihat hasil dari data aktual yang telah dimasukkan sebelumnya dalam bentuk Barchart dan Kurva S Aktual.

3. Laporan

Merupakan tahap terakhir dalam pengelolaan proyek konstruksi dimana semua hasil dari perencanaan proyek dan pengendalian proyek disajikan dalam bentuk laporan berupa tabel.

3 (tiga) tahap diatas akan dibahas lebih lanjut pada langkah berikutnya.

Pada bagian ‘Worksheet’ terdapat beberapa event yang merupakan proses dalam melakukan perubahan ketika menjalankan Gnome PM secara manual. Terdapat 2 (dua) event pada bagian ‘worksheet’, yaitu:

‘Protect’ berfungsi untuk memproteksi semua worksheet yang ada.

‘Unprotect’ berfungsi untuk menghilangkan proteksi pada semua worksheet.

Sedangkan pada bagian ‘Window’ hanya terdapat satu event yang merupakan proses dalam melakukan perubahan tampilan dari jendela windows, yaitu ‘Full Screen’ yang berfungsi mengubah tampilan window menjadi full screen.

C. Langkah – langkah dan Contoh Dalam Melakukan Pengelolaan Proyek Konstruksi

A. Perencanaan Proyek

Langkah awal dalam melakukan suatu pengelolaan proyek adalah melakukan perencanaan proyek. Dalam Gnome PM, segala hal yang berkaitan dengan perencanaan proyek, dikerjakan dengan urutan pertama pada bagian ‘Tahap Pengelolaan Proyek’ pada menu utama (sheet Menu Utama) [gambar 4].

Untuk melakukan perencanaan proyek langkah – langkahnya adalah sebagai berikut (disertai dengan contoh):

1. Klik nomor pertama pada frame ‘Tahap Pengelolaan Proyek’, yaitu Perencanaan.

Masukkan terlebih dahulu input data proyek dengan cara meng-klik tombol Input Data pada frame‘1. Perencanaan’, sehingga muncul frame ‘Waktu Pelaksanaan Proyek’ (gambar 5).

Pada frame ‘Waktu Pelaksanaan Proyek’ terdapat beberapa data isian proyek yang harus diisi, yaitu: ‘Durasi Total’, dan ‘Awal Pelaksanaan’. ‘Durasi Total’ merupakan lamanya waktu pelaksanaan proyek, sedangkan ‘Awal Pelaksanaan’ merupakan waktu ketika proyek tersebut akan dimulai.

Apabila data isian pada frame ‘Waktu Pelaksanaan Proyek’ telah diisi sebelumnya, maka ketika meng-klik Input Data pada frame‘1. Perencanaan’, maka akan muncul data isian pada frame ‘Waktu Pelaksanaan Proyek’ seperti pada Gambar 6. Klik Lanjut jika tidak ada perubahan pada data isian, dan klik Ganti jika ingin mengganti data isian pada frame ’Waktu Pelaksanaan Proyek’.

2. Selanjutnya isi Durasi Total dengan mengetikkan angka pada text box, misalnya kita isi ‘Durasi Total’ adalah 90 hari, maka ketik angka 90 pada text box. Pada data isian ‘Awal Pelaksanaan’ isi 1 Juni 2007, dengan memilih salah satu pilihan pada bagian ‘tanggal’ (yaitu 1), ‘bulan’ (yaitu Jun) dan ‘tahun’ (yaitu 2007), lihat seperti pada Gambar 7.

Setelah data isian telah lengkap, kemudian klik tombol OK untuk menyimpan data isian yang telah dimasukkan.

3. Selanjutnya secara otomatis akan masuk pada worksheet ‘Input’ dan muncul form ’Input Data Perencanaan’ [Gambar 8].

Klik tombol Tambah Item Pekerjaan, kemudian akan muncul form ‘Tambah Item Pekerjaan’ [gambar 9] yang terdiri dari ‘Jenis Pekerjaan’ dan ‘Sub Pekerjaan’. Pilih jenis Pekerjaan persiapan pada ‘Jenis Pekerjaan’ dengan sub pekerjaan pembersihan lokasi pada ‘Sub Pekerjaan’, dan pilih/check list Jenis atau Sub Pekejaan di AWAL PEKERJAAN pada frame ‘Ketergantungan Pekerjaan’. Lalu klik tombol OK.

Untuk mengecilkan jendela pada form ‘Input Data Perencanaan’ maupun pada form ’Tambah Item Pekerjaan’ dapat meng-klik tulisan Minimize. Dan untuk mengembalikannya pada ukuran semula klik tulisan Restore.

Dengan cara yang sama lakukan langkah pada no 3, untuk jenis pekerjaan dan sub pekerjaan yang lainnya.

Pilih jenis Pekerjaan persiapan, sub pekerjaan membuat gudang yang ditempatkan setelah sub pekerjaan pembersihan lokasi

Pilih jenis Pekerjaan persiapan, sub pekerjaan pembuatan bouwplank dan pengukuran yang ditempatkan setelah sub pekerjaan membuat gudang

Pilih jenis Pekerjaan pondasi, sub pekerjaan menggali tanah yang ditempatkan setelah Pekerjaan persiapan

Pilih Pekerjaan pondasi, sub pekerjaan membuat lantai kerja yang ditempatkan setelah sub pekerjaan menggali tanah

Pilih Pekerjaan pondasi, sub pekerjaan cor pondasi yang ditempatkan setelah sub pekerjaan membuat lantai kerja

Pilih Pekerjaan beton, sub pekerjaan cor kolom yang ditempatkan setelah Pekerjaan pondasi

Pilih Pekerjaan beton, sub pekerjaan cor balok yang ditempatkan setelah sub pekerjaan cor kolom

Pilih Pekerjaan beton, sub pekerjaan cor tangga yang ditempatkan setelah sub pekerjaan cor balok

Catatan : Jenis Pekerjaan maupun Sub Pekerjaan dapat diisi sesuai keinginan dengan mengetikkannya pada combobox (apabila tidak ada dalam list combobox).

Setelah langkah-langkah tersebut dilakukan, kemudian klik tombol Cancel untuk kembali pada form ’Input Data Perencanaan’.

4. Langkah selanjutnya adalah mengaktifkan form durasi dengan mengklik ’Aktifkan’ pada box check list durasi yang ada pada sebelah kiri form ’Input Data Perencanaan’.

Pilih ’Pekerjaan persiapan’, sub pekerjaan ’pembersihan lokasi’ pada list box dengan durasi 10 hari, untuk form isian predecessor, type hubungan dan lag time dibiarkan kosong, karena merupakan kegiatan diawal proyek.

’Predecessor’ merupakan kaitan pekerjaan sekarang dengan pekerjaan sebelumnya, ’Type Hubungan’ terdiri dari 2 type, yaitu FS (Finish to Start) dan SS (Start to Start). FS merupakan hubungan pekerjaan satu dengan yang lainnya dihitung mulai dari finish pekerjaan sebelumnya sampai pada awal pekerjaan selanjutnya, sedangkan SS merupakan hubungan pekerjaan satu dengan yang lainnya dihitung mulai dari start pekerjaan sebelumnya sampai pada awal pekerjaan selanjutnya.

Langkah selanjutnya mengisi data lainnya untuk kegiatan selanjutnya.

Pilih jenis Pekerjaan persiapan, sub pekerjaan membuat gudang dengan durasi 6 hari, predecessor pembersihan lokasi, Type hubungan SS, Lag time 4 hari

Pilih jenis Pekerjaan persiapan, sub pekerjaan pembuatan bouwplank dan pengukuran dengan durasi 5 hari, predecessor membuat gudang, Type hubungan SS, lag time 6 hari

Pilih jenis pekerjaan Pondasi, sub pekerjaan menggali tanah, dengan durasi 3 hari, predecessor pembersihan lokasi,Type hubungan FS, lag time 0 hari

Pilih jenis pekerjaan Pondasi, sub pekerjaan membuat lantai kerja, dengan durasi 4 hari, predecessor menggali tanah,Type hubungan FS, lag time 0 hari

Pilih jenis pekerjaan Pondasi, sub pekerjaan cor pondasi, dengan durasi 3 hari, predecessor membuat lantai kerja, Type hubungan FS, lag time 0 hari

Pilih jenis Pekerjaan Beton, sub pekerjaan Cor kolom,dengan durasi 7 hari, predecessor cor pondasi, Type hubungan FS, lag time 7 hari.

Pilih jenis Pekerjaan Beton, Sub Pekerjaan Cor Balok, dengan durasi 7 hari, predecessor Cor Kolom,Type hubungan FS, lag time 0 hari

Pilih jenis Pekerjaan Beton, Sub Pekerjaan Cor Tangga, dengan durasi 3 hari, predecessor Cor Balok,Type hubungan FS, lag time 0 hari

5. Langkah selanjutnya adalah memasukkan harga satuan pekerjaan dengan mengkilik tombol Input Harga Satuan di pojok kanan form ’Input Data Perencanaan’, sehingga akan muncul form ’Edit Harga Satuan’.

Langkah ini merupakan langkah untuk memasukkan harga satuan dari masing-masing pekerjaan. Pilih pekerjaan dan sub pekerjaan yang ingin ditentukan besarnya harga satuan, kemudian masukkan harga satuan tiap pekerjaan pada form isian harga satuan di paling bawah, kemudian klik OK, ulangi langkah ini untuk pekerjaan yang lainnya [Gambar11]. Setelah selesai melakukan input untuk semua pekerjaan dan sub pekerjaan klik Close.

6. Masukkan volume pekerjaan rencana untuk masing – masing pekerjaan dan sub pekerjaan, dengan cara mengklik ‘Aktifkan’ pada kotak check box pada form ‘Volume Pekerjaan’ di sebelah kanan form input data perencanaan. Kemudian pilih pekerjaan dan sub pekerjaan yang akan diisi volumenya. Kemudian masukkan volume rencana untuk pekerjaan dan sub pekerjaan yang diinginkan. Setelah itu pilih satuan pekerjaan dengan memilihnya melalui combobox yang disediakan di samping volume pekerjaan, seperti terlihat pada Gambar 12. Setelah memasukkan seluruh volume pekerjaan rencana, untuk mengakhiri tekan tombol close dibagian bawah form.

7. Langkah selanjutnya adalah menampilkan kurva S dan Bar Chart rencana. Klik tombol Kembali Ke Menu pada pojok atas worksheet ‘input’. Kemudian pada ‘menu utama’ klik tombol Barchart & Kurva S Rencana, maka secara otomatis akan masuk ke dalam worksheet ‘Barchart & kurva S rencana’. Sehingga tampilannya akan seperti pada Gambar 13. untuk mempermudah melihat kurva S dan Barchart secara keseluruhan dapat dilakukan dengan mengklik tombol Tampilkan Scroll Bar pada bagian atas (yang berwarna kuning), sehingga kita dapat melihat kurva S dan bar chart secara keseluruhan.

8. Untuk kembali pada menu utama klik tombol Kembali ke Menu pada pojok kiri atas worksheet yang aktif. Pada halaman menu utama dapat juga melihat Barchart & Kurva S Rencana dengan meng-klik Lihat Barchart & Kurva S Rencana.

B. Pengendalian Proyek

Langkah selanjutnya setelah perencanaan adalah pengendalian proyek. Dalam Gnome PM, segala hal yang berkaitan dengan pengendalian proyek maupun pemutakhiran data kemajuan proyek, dikerjakan pada point kedua di bagian ‘Pengelolaan Proyek Konstruksi’ pada menu utama (sheet MenuUtama) [gambar 3].

Untuk melakukan pengendalian proyek, langkah – langkahnya adalah sebagai berikut (disertai dengan contoh) :

1. Klik tombol Masukkan Data Pengendalian Proyek pada menu utama (sheet MenuUtama),maka secara otomatis akan muncul form input data pengendalian, yang merupakan form dari data-data aktual di lapangan yang akan diisi tiap minggunya (per minggu)

2. Masukkan data pengendalian proyek pada minggu ke 1, 2, 3 dan seterusnya, dimulai dari 1 di minggu awal pelaksanaan proyek, pada text box yang aktif yang ada pada form ’Input Data Pengendalian’.

3. Setelah memasukkan minggu yang diinginkan, lalu klik Go!!, maka secara otomatis form isian ’Input Data Pengendalian’ secara keseluruhan akan aktif dan akan masuk pada worksheet Barchart dan Kurva S aktual.

4. Masukkan tanggal pencatatan data terakhir proyek pada form isian di bawahnya, dengan memilih pilihan pada bagian ’Tgl’ dan ’Bln’ dan mengetikkan tahun pada bagian ’Thn’. Secara otomatis akan muncul tanggal pelaporan yang harus dilaporkan pada owner pada minggu tersebut.

5. Pilih jenis pekerjaan dan sub pekerjaan yang akan dihitung progressnya

6. Ketik Volume Aktual di lapangan pada saat pencatatan tersebut.

7. Masukkan tanggal mulai pekerjaan sesuai dengan kenyataan di lapangan

8. Jika memang pekerjaan telah selesai ( volume aktual = volume rencana), tentukan tanggal selesai untuk pekerjaan dan sub pekerjaan tersebut.

9. Setelah data – data pengendalian untuk tiap item pekerjaan dan sub pekerjaan mulai dari minggu pelaporan sampai dengan tanggal selesai telah diisi dengan lengkap semuanya, kemudian klik OK.

10. Untuk melihat Bar chart dan Kurva S Aktual, aktifkan Scroll bar dengan cara mengklik tombol Tampilkan Scroll Bar yang ada di atas worksheet, kemudian geser scroll bar dalam arah horizontal ke arah kanan, maka kita akan dapat melihat Bar Chart dan Kurva S aktual.

11. Untuk kembali pada menu utama klik tombol Kembali ke Menu pada pojok kiri atas worksheet yang aktif. Pada halaman menu utama dapat juga melihat Barchart & Kurva S Aktual dengan meng-klik Lihat Barchart & Kurva S Aktual.

C. Laporan

Langkah terakhir dalam pengelolaan proyek konstruksi pada aplikasi Gnome PM ini adalah tahap pelaporan. Setelah tahap perencanaan dan pengendalian proyek telah dilakukan secara keseluruhan, maka bagian terpenting selanjutnya adalah menyajikan keseluruhannya dalam bentuk laporan berupa tabel. Dalam Gnome PM, segala hal yang berkaitan dengan pelaporan, dikerjakan pada point ketiga di bagian ‘Pengelolaan Proyek Konstruksi’ pada menu utama (sheet MenuUtama) [gambar 3].

Langkah – langkah untuk melihat laporan kemajuan pekerjaan :

1. Pada worksheet MenuUtama klik tombol Lihat Laporan, maka secara otomatis akan tampil form ’Lihat Laporan’ (gambar 17).