Project Charter: Pengertian, Cara Membuat, Contoh dan Template Gratis!

Beberapa dari Anda yang sering melakukan manajemen proyek pasti pernah mengenal project charter. Arti project charter adalah dokumen yang memiliki peranan penting dalam mengambil langkah awal pelaksanaan proyek. Nama lain dari dokumen ini adalah project statement atau project definition.

Mengapa dalam manajemen proyek membutuhkan dokumen project definition? Jawabannya cukup mudah, dokumen ini esensial dalam mengetahui berhasil atau tidaknya sebuah proyek. Mau tahu cara membuatnya? Pastikan simak ulasan berikut sampai selesai, ya!

project manager selaku pemimpin proyek agar mampu membangun kepercayaan dengan klien.

Cara Membuat Project Charter

MOU (memorandum of understanding), LOI (letter of intent), SLA (service level agreement), kontrak, email, perjanjian lisan maupun tertulis.

c. Faktor lingkungan perusahaan

Proses pembuatan project charter perlu mempertimbangkan faktor lingkungan perusahaan. Yang dimaksud dari faktor lingkungan perusahaan adalah sebagai berikut:

Budaya organisasi.
Ekspektasi stakeholder.
Iklim politik.
Kondisi pasar.
Peraturan pemerintah setempat.
Regulasi pemerintah.
Risiko.
Sistem manajemen organisasi.

d. Aset proses organisasi

Dalam pembuatan project charter, aset organisasi memiliki peran yang cukup berpengaruh. Berikut adalah beberapa aset yang turut berpengaruh pada pembuatan project charter:

Kebijakan dan standar operasional organisasi.
Kerangka atau template project charter.
Kerangka program dan kerja.
Model pelaporan dan monitor.
Sistem manajemen proyek.
Tempat penyimpan dokumen proyek sebelumnya.

2. Tools & techniques stage

a. Penilaian oleh ahli

Selama pembuatan project charter, Anda akan dihadapi beberapa pilihan strategi. Ahli diundang untuk mengevaluasi agar menemukan strategi yang tepat. Poin-poin yang menjadi bahan evaluasi oleh ahli dapat digunakan untuk merancang:

Ambang risiko.
Manajemen manfaat.
Perkiraan biaya dan waktu proyek yang dicanangkan.
Project scope.
Strategi organisasi.

b. Pengumpulan data

Ada sejumlah teknik yang bisa digunakan untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan dalam pembuatan project charter, yaitu:

Wawancara.
Brainstorming.
Focus group discussion (FGD).

c. Keterampilan interpersonal dan tim

Anda tidak akan sendiri dalam menyusun project charter. Tentunya Anda akan bekerja sama dengan anggota organisasi lain. Guna mencapai keputusan yang tepat, diperlukan keterampilan interpersonal dan tim yang meliputi:

Kemampuan fasilitasi.
Manajemen masalah dan konflik.
Manajemen pertemuan.

d. Pertemuan dengan stakeholder

Para stakeholder utama atau pemangku kepentingan dapat membantu tim Anda untuk menentukan tujuan, kriteria keberhasilan, persyaratan, tahapan proyek dan berbagai informasi penting lainnya.

Oleh karena itu pertemuan dengan stakeholder masuk ke proses penyusunan project charter. Tujuannya agar menghindari ambiguitas antara project manajer dengan anggota tim.

3. Outputs stage

a. Project Charter

Tahap terakhir dari penyusunan project charter adalah tahapan output atau hasil. Dalam dokumen ini berisi mengenai informasi penting namun bersifat mendasar. Beberapa informasi yang dibutuhkan di antaranya:

Batasan dan hasil yang ingin dicapai proyek.
Biaya yang sudah ditetapkan.
Capaian proyek.
Daftar stakeholder utama.
Jadwal titik pencapaian.
Kriteria keberhasilan proyek.
Penjelasan singkat proyek.
Persyaratan persetujuan proyek.
Persyaratan tingkat tinggi.
Total risiko proyek.
Tugas dan tanggung jawab project manager.

b. Log asumsi

Log asumsi atau assumption log adalah dokumen yang menyangkut analisis risiko kualitatif. Pasalnya, asumsi terkadang muncul tanpa tahu kebenarannya. Atau dengan kata lain asumsi tidak didasari oleh fakta maupun pelajaran tertentu.

Namun perhitungan asumsi atau kemungkinan tetap dimasukkan agar semua asumsi dan kendala selama pengembangan proyek dapat membantu manajemen risiko proyek. Jadi fungsi dari dokumen ini cukup penting.

Khususnya dalam jangka panjang agar Anda dan tim pembangunan proyek dapat mengantisipasi asumsi atau kendala di masa mendatang.

Tahap terakhir ini baru menyelesaikan proses penyusunan project charter. Setelah ini, project charter sudah dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Contoh Project Charter (+Template Gratis)

Silakan unduh contoh project charter berikut untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai project charter. Berikut tautan contohnya:

Download Contoh Project Charter

Apabila Anda sedang terburu-buru, silakan gunakan template project charter gratis yang bisa diunduh di bawah ini:

Template 1	Download
Template 2	Download
Template 3	Download
Template 4	Download

Kesimpulannya, project charter adalah dokumen yang berisi informasi ringkas mengenai proyek. Kesiapan proyek dapat dilihat dari siap atau tidaknya project charter. Semoga informasi di atas dapat bermanfaat dan silakan gunakan template gratis di atas agar mempermudah pekerjaan Anda.